【2025年最新】中小企業のためのグループウェア選び！ Microsoft 365 vs Google Workspace 決定版

行政書士米田耕太郎事務所 Administrative scrivener Komeda Kotaro Office

中小企業の経営者やIT担当者の皆さん、グループウェア選びでこんな風に迷っていませんか？

「WordやExcelはそのまま使える？」「共同編集はやりやすい？」「AI機能や費用は？」

本記事では、中小企業特有の事情（予算、IT担当者の不在、海外ビジネス）を踏まえ、どちらを選ぶべきかを３つの判断基準で明確に示します。

💡 導入担当者が知りたい３つの判断基準

Microsoft 365とGoogle Workspaceのどちらを選ぶかは、以下の3つの質問に答えるだけで見えてきます。

1. 【Office資産・機能】 既存の「Word/Excel資産」と「高機能なアプリ」をどこまで重視するか？
2. 【コスト・AI】 AIを「全社員」に使わせたいか、それとも「一部の社員」に高性能AIを導入したいか？
3. 【ビジネス環境】 海外、特に「中国」とのビジネスは必須か？

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基準１：既存の「Word/Excel資産」と「高機能なアプリ」をどこまで重視するか？

長年のビジネスで培ってきた「Word・Excelファイル（Office資産）」の扱いと、アプリの「機能の深さ」が、ツールの最も大きな違いです。

比較ポイント	Microsoft 365	Google Workspace
既存Office資産の互換性	◎ 完璧	△ 一部崩れる可能性あり
アプリの機能	◎ 高機能・多機能	〇 シンプル・直感的
強み	デスクトップ版Officeの圧倒的な機能と完全な互換性。複雑なマクロやレイアウトも崩れない。	ブラウザでリアルタイム共同編集。シンプル操作で同時作業のスピード感が圧倒的。
作業スタイル	「ファイルを完成させて送る」従来のやり方と相性が良い。	「リンクを共有し、同時編集する」クラウド前提のやり方。
最適な企業	既存のOffice資産の完全な維持と、複雑なデータ分析・文書作成（製造、金融、士業など）を重視する企業。	シンプルな操作性で、社員全員がすぐに使い始められること、共同作業を優先する企業。

📝 まとめ

既存のExcelマクロやWordの複雑な書式が業務に必須であれば、Microsoft 365を選びましょう。そうでなく、ツールのシンプルさと共同作業を優先するならGoogle Workspaceです。

基準２：AIをどう使うか？ コストとのバランスは？

AI機能（Copilot / Gemini）の提供方法が、両社の最も大きなコストの差を生んでいます。

比較ポイント	Microsoft 365 (Copilot)	Google Workspace (Gemini)
AIの提供方法	高額な「オプション料金」	基本プランに「機能として組み込み」
コスト構造	全社員に導入すると高額になる。（月額4,497円/ユーザーが基本料金に追加）	基本料金内で利用可能。（プラン料金にAIコストが既に反映されている）
ストレージ容量	最も安価なプランでも1TB/人と大容量。	最も安価なプランは30GB/人と少ないが、上位プランはプール容量で大容量に。
最適な企業	AIは一部のエキスパート（営業部長、企画担当など）に高性能なものを与えたい企業。	全社員にAIアシスタント機能を低コストで使わせたい企業。

📝 まとめ

AI機能を全社員に提供したいなら、低コストで済むGoogle Workspace。AIを使わせる社員を絞り込み、高性能なAI（WordやExcelの操作代行など）を求めるならMicrosoft 365です。

基準３：海外、特に「中国」とのビジネスは必須か？

グローバル展開を視野に入れる場合、地政学的な規制がサービス利用を左右します。

比較ポイント	Microsoft 365	Google Workspace
中国本土での利用	〇 比較的安定して利用可能	× 原則、利用困難（規制でブロックされる）
海外大企業との連携	◎ B2Bのスタンダードとして信頼性が高い。	△ テック系以外ではあまり使われていないケースがある。
最適な企業	中国への拠点展開や大手企業との安定した取引が必要な企業。	中国とのビジネスを考慮しないか、テック系企業とのやり取りが多い企業。

📝 まとめ

中国本土の拠点や顧客とのやり取りが多い場合、業務が滞るリスクを避けるためMicrosoft 365を選ぶか、中国国内のローカルサービスを併用する必要があります。

結論：あなたの会社が選ぶべきグループウェア

3つの基準から、あなたの会社に最適なプラットフォームを診断します。

あなたの会社は...	選ぶべきツール
Office資産の完全な維持が最優先で、中国ビジネスも重要。AIは一部のエキスパート向けで良い。	👑 Microsoft 365
共同作業が最優先で、全社員がAIを低コストで利用したい。中国とのビジネスはない。	👑 Google Workspace
Office資産も捨てがたいが、共同編集やAIも重要で、どちらかに絞れない。	まずはGoogle Workspaceで共同編集の文化を作り、高機能なOfficeが必要な社員のみ個別にMicrosoft 365のライセンスを付与する「ハイブリッド」運用も検討する。

無料トライアルを利用して、特に「共同編集の使い心地」や「既存ファイルの互換性」を実際に試すことが、後悔しない導入の第一歩です。

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