【IT行政書士が厳選】劇的に業務効率が上がる！Microsoft Office 目的別ショートカットキー一覧
kmd行政書士米田耕太郎事務所 Administrative scrivener Komeda Kotaro Office
皆さん、こんにちは。神戸市・明石市でIT活用を支援する行政書士の米田です。
日々の業務でWord、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Office製品は欠かせないツールですが、マウス操作が多いと意外と時間がかかってしまいます。業務のスピードを上げるには、ショートカットキーの活用が不可欠です。
今回は、私が行政書士業務で実際に使って「これは使える！」と感じた、Microsoft Office共通、そしてWord・Excel・PowerPoint、さらにはWindows OSの目的別ショートカットキーを厳選してご紹介します。
目次
Officeアプリケーション共通の基本操作
どのアプリケーションでも共通して使える、利用頻度の高い基本的なショートカットです。
| 目的 | ショートカットキー | 補足 |
| コピー | Ctrl+C | 「Copy」のCと覚えます |
| 切り取り | Ctrl+X | |
| 貼り付け | Ctrl+V | |
| 形式を選択して貼り付け | Ctrl+Alt+V | |
| すべて選択 | Ctrl+A | |
| 元に戻す | Ctrl+Z | |
| やり直し | Ctrl+Y | |
| 上書き保存 | Ctrl+S | 「Save」のSと覚えます |
| 名前を付けて保存 | F12 | |
| 新規作成 | Ctrl+N | 「New」のNと覚えます |
| ファイルを開く | Ctrl+O | 「Open」のOと覚えます |
| ファイルを閉じる | Ctrl+W | |
| ウィンドウ（ファイル）の切り替え | Ctrl+Tab | 同じアプリケーション内で複数のファイルを開いているときに便利です。 |
| 印刷 | Ctrl+P | 「Print」のPと覚えます |
| 検索 | Ctrl+F | 「Find」のFと覚えます |
| 置換 | Ctrl+H | 「Hyper-Find/Replace」のHと覚えます |
| 操作の繰り返し | F4 | (Excelでは絶対参照切り替えにも使用) |
Word - 文書作成を高速化するショートカット
契約書やレポート作成に役立つ、文字装飾やカーソル移動のショートカットです。
文字装飾・書式設定
| 目的 | ショートカットキー |
| 太字 | Ctrl+B |
| 斜体 | Ctrl+I |
| 下線 | Ctrl+U |
| フォントサイズを大きく | Ctrl+Shift+> |
| フォントサイズを小さく | Ctrl+Shift+< |
| 段落の左揃え | Ctrl+L |
| 段落の中央揃え | Ctrl+E |
| 段落の右揃え | Ctrl+R |
| 文字書式のみ解除 | Ctrl+Space |
| 段落書式のみ解除 | Ctrl+Q |
| 改ページ挿入 | Ctrl+Enter |
カーソル・画面移動
| 目的 | ショートカットキー |
| 文頭に移動 | Ctrl+Home |
| 文末に移動 | Ctrl+End |
| 次の単語の先頭へ移動 | Ctrl+→ |
| 前の単語の先頭へ移動 | Ctrl+← |
| 次のページの先頭に移動 | Ctrl+PageDown |
| 前のページの先頭に移動 | Ctrl+PageUp |
Excel - データ処理を効率化するショートカット
集計やデータ入力が多いExcelで真価を発揮するショートカットです。
| 目的 | ショートカットキー | 補足 |
| セルの書式設定 | Ctrl+1 | 利用頻度が高く、最重要！ |
| セルの編集 | F2 | |
| セル内で改行 | Alt+Enter | |
| 上のセルをコピー | Ctrl+D | 下方向へコピー |
| 左のセルをコピー | Ctrl+R | 右方向へコピー |
| シートの切り替え | Ctrl+PageDown / PageUp | |
| 列全体を選択 | Ctrl+Space | |
| 行全体を選択 | Shift+Space | |
| データ範囲の端まで移動 | Ctrl+矢印キー | |
| データ範囲の端まで選択 | Ctrl+Shift+矢印キー | |
| 本日の日付を入力 | Ctrl+; | |
| 現在の時刻を入力 | Ctrl+: | |
| 絶対参照/複合参照の切り替え | F4 | 数式入力中 |
| 行/列を挿入 | Ctrl+Shift++ | |
| 行/列を削除 | Ctrl+- |
PowerPoint - プレゼン資料作成を加速するショートカット
スライドの構成やオブジェクト操作の時間を大幅に短縮します。
| 目的 | ショートカットキー | 補足 |
| 新しいスライドの追加 | Ctrl+M | |
| スライドの複製 | Ctrl+D | オブジェクトの複製にも使えます |
| スライドショーの開始 | F5 | 最初のスライドから開始 |
| 現在のスライドから開始 | Shift+F5 | |
| スライドショーの終了 | Esc | |
| オブジェクトのグループ化 | Ctrl+G | |
| オブジェクトのグループ解除 | Ctrl+Shift+G | |
| オブジェクトを最前面へ移動 | Ctrl+Shift+] | |
| オブジェクトを最背面へ移動 | Ctrl+Shift+[ | |
| 次のスライドへ | PageDown または → | |
| 前のスライドへ | PageUp または ← | |
| フォントダイアログボックスを開く | Ctrl+T |
Windows OS共通の超重要ショートカット
Officeソフトの作業中にも欠かせない、OSレベルの基本操作です。
| 目的 | ショートカットキー | 補足 |
|---|---|---|
| アプリケーションの切り替え | Alt+Tab | 起動中のウィンドウを一覧表示し、指を離すまで次のウィンドウに切り替えられます。最も速い作業切り替え方法です。 |
| タスクビューの表示 | Windowsキー+Tab | 起動中のすべてのウィンドウ、過去のアクティビティ、仮想デスクトップを一覧表示します。 |
| デスクトップの表示/非表示 | Windowsキー+D | 瞬時にデスクトップを表示し、もう一度押すと元に戻します。 |
| 仮想デスクトップの追加 | Ctrl+Windowsキー+D | 新しい仮想デスクトップを作成します。 |
| 仮想デスクトップの切り替え | Ctrl+Windowsキー+→ / ← | 仮想デスクトップ間を瞬時に移動します。 |
お問い合わせ
ショートカットキーは、一度にすべてを覚える必要はありません。まずは「コピー」（Ctrl+C）、「貼り付け」（Ctrl+V）、「上書き保存」（Ctrl+S）、「セルの書式設定」（Ctrl+1）、「アプリケーションの切り替え」（Alt+Tab）の5つから、ご自身の業務で最も頻繁に行う操作を重点的に習得することをおすすめします。
これらの時短テクニックを駆使して、皆さんの業務がよりスムーズに進むことを願っています。
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